آریا جوان -
خبرگزاری مهر، گروه فرهنگ و ادب، طاهره طهرانی: بسیاری از افراد جامعه نمیدانند کارکرد سازمانهای عریض و طویلی که پسوند ملی را نیز پشت نام خود دارند چیست، یا اساساً اهمیت این نهادها در چیست. در بخش قبلی گفتگو با علیرضا دباغی، معاون اسناد ملی سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران به تاریخچه و لزوم تشکیل آرشیو ملی ایران پرداختیم. آنچه در ادامه میخوانید، بخش دوم این گفتگوست:
فرمودید سازمانهای دولتی و حکومتی، باید سوابق اداریشان ازجمله اسناد علمی، اسناد وزارتخانهها و آنچه مربوط به صنایع می شود، اسناد فرهنگی و ... را به سازمان اسناد ملی تحویل دهند. کدامیک از این حوزهها، یا حوزههای دیگر، بیشترین سند را در همان ابتدای همکاری در اختیار سازمان گذاشتند و الان چه حجم سندی داریم؟
ببینید، تقریباً اکثر قریب به اتفاق دستگاهها همکاری لازم را با سازمان در اجرای قانون اسناد ملی دارند؛ غیر از معدود دستگاههایی که برای خودشان تشکیلات درست کردند، تقریباً اسناد همه دستگاهها در آرشیو ملی نگهداری میشود.
کدام سازمانها مستقل عمل میکنند؟
به نظرم این دستگاهها بسیار اندکند. عرض کردم از قوه قضاییه و مجلس شورای اسلامی در آرشیو ملی، اسناد متعددی وجود دارد علیرغم اینکه آنها مستقل هستند. تنها استثناء در قانون اسناد ملی، قوای نظامی کشور است که آنها هم در چارچوب قانون با آرشیو ملی همکاری دارند.
آماری از اینکه اسناد داریم؟ مثلاً قدیمیترین سندی که داریم چیست؟ چون بعضی اسنادی که شما دارید جالباند؛ مثلاً دستخط امیرکبیر یا یک سند تاریخی از یک امضای مهم.
همه آنچه به سازمان منتقل میشود دارای اهمیت است. قدیمیترین سند متعلق به قرن هشتم قمری(۷۲۶ ق) است. این سند فرمان سلطان ابوسعیدمغول درباره معافیت از مالیات منطقهای در فارس میباشد.
اما از جنبههای دیگر هم میتوانیم بگوییم مهمترین سندمان چیست. مثلاً به نظر من یکی از اسناد بسیار مهم و تأثیرگذار تا امروز، سند مربوط به متمم قانون اساسی مشروطه است که به توشیح محمدعلیشاه رسیده است و اصل این سند در سازمان اسناد و کتابخانه ملی نگهداری میشود. این سندی بود که به گفته مرحوم پرهام در حال خارج کردن از کشور بود که با تخصیص اعتبار مناسب خریداری و از خروج آن جلوگیری شد.
اجازه بدهید خاطرهای از مرحوم دکتر پرهام نقل کنم. با توجه به این که سند مذکور توسط خود جناب پرهام به عنوان رییس سازمان خریداری شده بود، ایشان حساسیت زیادی به این سند داشتند. یکبار که برای بازدید از مخازن رفته بودند جویای این سند شدند و همکاران سند را بدون لفافه پارچهای آوردند و ایشان اصرار داشتند که این سند دارای لفافه سبز رنگی است و همکاران را به پیدا کردن آن دستور دادند. نهایتا لفافه پیدا شد و به نظر رسید خیال ایشان از بابت این سند راحت شد. متمم قانون اساسی مشروطه سند بسیار مهمی است که برنامه داریم تا ثبت ملی آن را پیگیری کنیم و بعد از آن هم ثبت در یونسکو را انجام دهیم. از دیگر اسناد مهم موجود در آرشیو ملی میتوان به اولین ساختار اداری ایران در دوره ناصرالدینشاه اشاره کرد. این ساختار بعد از بازگشت ناصرالدین شاه از سفر فرنگ تهیه شده است. این سند با ارزش قرار است در سال جاری و در جشنواره شهید رجایی با همکاری سازمان اداری و استخدامی کشور رونمایی شود. معرفی و ثبت ملی اینگونه اسناد (در مرحله اول) موضوع بسیار مهمی است که در برنامه این معاونت قرار دارد.
اینجا مثل کتابخانه ملی نیست که طرف حتماً باید فوقلیسانس داشته باشد و عضو شود. یعنی اگر کسی تحصیلات آکادمیک نداشته باشد ولی روی اسناد کار بکند، شما این اجازه را به او میدهید؟ یعنی هر کسی بخواهد بیاید؟ با توجه به تکنولوژی، چطور اینها را میتوانید در اختیار آدمها قرار بدهید؟ از این جهت میپرسم که ما در همین امروزمان که نشستیم اینجا، راجع به همین صد سال اخیرمان که یک سری آدم هنوز زندهاند و یادشان است، ادعاهایی مطرح میشود که کاملاً با این سندها میشود جوابش را داد و دروغش را فهمید. یک خبرنگار، یک پژوهشگر، یک آدم عادی، یا حتی اگر مثلاً شما چیزی را روی سایتتان قرار میدهید، مثل همین فرمانهایی که الان فرمودید، با توجه به وضعیت فعلی و این راست و دروغهایی که راجع به تاریخ همین صد سال اخیرمان مطرح میشود، آدمها چطور میتوانند دسترسی پیدا کنند به این اسنادی که تعیینکننده است به لحاظ روشن کردن ذهن مردم در مورد تاریخ؟
ما داریم درباره اسناد صحبت میکنیم. سند اساساً چیست؟ سند برای اثبات واقعیتهاست. سند اصالتاً وظیفهاش این است که ما بیاییم حقایق را روشن کنیم. مثلاً شخصی در دادگاه و با استناد به اسناد حقش را روشن میکند. در قانون مدنی هم داریم؛ یکی از دلایل اثبات دعوا را سند نامیده تا با استناد به آن حقیقت روشن شود. حالا در حوزه اجتماعی هم سند کاربردش اثبات حقیقت است و به نظر من مهمترین دلیل برای اثبات، سند است؛ که همه چیز را روشن میکند. دلیلش این است که سند در زمان تولید آن عمدتا بدون حب و بغض و دخالت منافع اشخاص تهیه شده و ما بعد از چند دهه از آن برای کشف حقیقت بهره میبریم.
در گذشته خدمات رسانی اسناد با توجه به فناوریهای آن دوران از طریق رویت اصل سند و میکروفیلم و میکروفیش انجام میشد. لیکن در دهه اخیر با ورود فناوریهای نوین از اسناد نسخه رقومی(دیجیتال) تهیه میشود و اطلاع رسانی اسناد از این طریق انجام میگیرد. در سال گذشته معاونت اسناد ملی با بررسی ۲۰۰ هزار پرونده نسبت به آزادسازی آنها برای استفاده عموم اقدام کرد و این عدد هر روز در حال افزایش است. همچنین در معاونت اسناد ملی تالار پژوهش برای مراجعه کنندگان وجود دارد و چنانچه اسناد مورد نظر بهصورت رقومی وجود نداشته باشد از طریق فهرست، اسناد مورد نظر انتخاب و با مراجعه به تالار پژوهش اصل اسناد رویت و در صورت تایید پژوهشگر نسخه رقمی از آن پرونده تهیه و در اختیار قرار داده میشود. در سال گذشته ساعت فعالیت تالار پژوهش افزایش یافت و پژوهشگران می توانند تا ساعت ۱۷ از این خدمات استفاده کنند. همچنین در آرشیو ملی ارایه خدمات به همه انجام میشود و شرط مدرک تحصیلی نداریم.
آیا شما آماری از پرسنلی که در زیرمجموعه شما کار میکنند دارید؟ چه روی همین DL که فرمودید قرار بدهند، چند نفر در واقع در زیرمجموعه شما کار میکنند؟ چون یکی از ویژگیهای سند این است که ممکن است من بگویم مثلاً در موضوع مشروطه n برگ سند داریم، اما من به عنوان پژوهشگر یا خبرنگار ممکن است همه اینها به دردم نخورد. در واقع یک کسی داخل این سازمان اینها را بررسی میکند، دیتاهایشان را میکشد بیرون، میگوید سند شماره فلان مثلاً قانون مشروطه است، آن یکی تشکیل مجلس فلان است. چند نفر روی این سندها کار میکنند برای اینکه برای عموم مردم قابل استفاده باشد؟
اجازه بدهید ساختار تشکیلاتی معاونت اسناد ملی را توضیح بدهم. سازمان اسناد و کتابخانه ملی چهار معاونت دارد: معاونت کتابخانه ملی، معاونت پژوهش و فناوری، معاونت مدیریت و توسعه منابع و معاونت اسناد ملی.
معاونت اسناد ملی چهار اداره کل دارد که بر اساس وظایفی که در قانون برای آن تعیین شده، ایجاد شدهاند.
«اداره کل شناسایی و فراهمآوری اسناد ملی» که وظیفه گردآوری اسناد ملی را برعهده دارد؛ اعم از اینکه اسناد دولتی یا اسناد در اختیار اشخاص باشد.
اداره کل دیگر به نام «اداره کل تنظیم و توصیف اسناد» وظیفه استخراج و پردازش اطلاعات اسناد را بر عهده دارد. در این اداره کل همکاران ما اسناد را برگ به برگ مطالعه میکنند و اطلاعات آنها را استخراج میکنند تا امکان بهرهبرداری از اسناد فراهم شود. اگر این عملیات بر روی اسناد انجام نشود اطلاعات آنها خاموش خواهد ماند و امکان بهرهبرداری از اسناد بوجود نخواهد آمد.
اداره کل دیگر، «اداره کل خدمات آرشیوی» است که وظیفه آن اطلاعرسانی و ارائه خدمات به مراجعهکنندگان است؛ از جمله برگزاری نشستها، نمایشگاهها، سخنرانیها و فعالیتهایی از این دست. تالار پژوهش، که قبلا در مورد آن صحبت کردیم، زیر مجموعه این اداره کل است.
اداره کل چهارم، «اداره کل حفاظت و مرمت اسناد» است. با توجه به اینکه زمان نسبتا طولانی میگذرد تا اسناد به آرشیو برسند و طبیعی است که علاوه بر غبار زمان این اسناد با پارهگی و اسیدیته شدن کاغذ و سایر عوارض مواجه شوند. .اداره کل مذکور وظیفه دارد تا اسناد را برای ماندگاری در آرشیو به مدت طولانی آماده کند. لذا وقتی اسناد وارد آرشیو میشوند ابتدا ضدعفونی شده و در صورت نیاز عملیات مرمت روی آنها انجام و بعد به مخازن ارسال می گردند. همچنین تهیه و ابلاغ استانداردهای جدید مخازن و بایگانی ها و نظارت بر آن در سطح کشور بر عهده این اداره کل است. این اداره کل مجهز به تجهیزات آزمایشگاهی و افراد متخصص در حوزه های شیمی و بیولوژی و... است.
وضعیت نیروی انسانی این معاونت، که وظیفه ملی هم در قبال دولت(به معنای عام) و در قبال ملت و تاریخ دارد، بسیار وخیم و فاجعه بار است. در گذشته تعداد نیروهای مستقر در معاونت اسناد ملی حدود ۲۵۰ نفر بود. اما بهتدریج به دلیل عدم جذب و استخدام و از طرفی بازنشستگی نیروها، این تعداد کاهش پیدا کرد و هم اکنون این معاونت حدود ۱۲۰ نفر نیرو دارد.
یعنی تقریباً نصف شده است؟
بله، تقریباً نصف شده و همین مسئله باعث شده که بسیاری از کارها را نتوانیم انجام بدهیم. الان دستگاههای زیادی هستند که از بودجه دولتی استفاده میکنند و طبق قانون باید اسنادشان را به ما تحویل بدهند، اما ما حتی برخی از آنها را نمیشناسیم، چون امکانش را نداریم که به همه آنها مراجعه کنیم.
برای مثال اگر دستگاهی را هم بشناسیم، آیا نیروی کافی داریم که به آنجا برویم و اسناد را دریافت کنیم؟ شما باید بتوانید کل کشور را پوشش بدهید. ما در استانها هم مراکز استانی داریم، اما آنها نیز با کمبود شدید نیرو مواجه هستند. یکی از مشکلات جدی ما همین است که نمیتوانیم به دستگاههایی که مشمول قانون اسناد ملی هستند مراجعه کنیم و اسنادشان را منتقل کنیم.
اگر بخواهیم درباره آمار اسناد صحبت کنیم، باید گفته شود ما در حال اجرای برنامه ساماندهی و پایش مخازن اسناد هستیم و امیدواریم سال آینده بتوانیم آمار دقیقی از اسناد موجود در مخازن واقع در ساختمان آرشیو ملی و در مدیریتهای منطقهای و استانی سازمان، ارائه کنیم.
به نظر من بهترین واحد اندازهگیری اسناد پرونده است. البته کشورهای مختلف واحدهای متفاوتی دارند، اما پرونده واحد مناسبتری برای اندازهگیری اسناد در ایران محسوب میشود. از سال ۱۳۴۹ تا امروز حدود یک میلیون پرونده از اسناد آرشیوی پردازش شده است؛ البته باید با توجه به نیروی انسانی موجود و سایر امکانات برای پردازش اسناد اولویت قائل شد. در دوره جدید مدیریتی، سیاست معاونت اسناد ملی بر پردازش پروندههایی است که بعد از آن امکان اطلاع رسانی و ارایه خدمت به مردم را داشته باشد. مثلا پروندههایی در اولویت میباشند که بیش از ۴۰ سال از تاریخ تولید یا آخرین برگ آن(مطابق قانون اسناد ملی) گذشته باشد. بنابراین ما پروندههایی را که امکان اطلاعرسانی دارند در اولویت فهرستنویسی قرار میدهیم تا بلافاصله بعد از فهرست شدن بتوانیم خدمات ارائه دهیم. در واقع با توجه به امکانات محدود مجبوریم اولویتبندی کنیم تا بتوانیم خدمات بیشتری ارائه کنیم.
امیدوارم مشکل استخدام نیرو هم حل شود. متأسفانه در بسیاری از بخشهای تخصصی با این مشکل مواجه هستیم. در این حوزهها روند کار نباید متوقف شود؛ حتی اگر در بیرون جنگ یا بحران هم باشد، این کار باید ادامه پیدا کند.
یک نکته مهم این است که در حوزه اسناد ملی، آموزش دانشگاهی به شکل گسترده وجود ندارد. در گذشته رشتهای به نام مطالعات آرشیوی ایجاد شده بود، اما بعدها حذف شد و عملاً کسی برای این حوزه تربیت نمیشود.
کار در اینجا تجربهمحور است. مثلاً در حوزه اسناد قدیمه یا نسخههای خطی شما نمیتوانید هر کسی را بیاورید تا آنها را بخواند یا فهرستنویسی کند. باید سالها تجربه داشته باشد تا بتواند خطوط مختلف، نوع کاغذ و نکات بسیار مهم این منابع را بشناسد تا نسبت به فهرستنویسی اقدام کند. اگر نسل فعلی نیروهای باتجربه بازنشسته شده و بروند، حتی اگر بعدها نیرو استخدام کنیم، کسی نیست که این تجربههای گرانسنگ را به نسل بعدی منتقل کند. به نظرم اکنون سازمان در یک نقطه بسیار حساس از نظر نیروی انسانی قرار دارد. اگر نیرو جدید جذب نشود، ممکن است با مشکل جدی مواجه شویم. ما در گزارش سند نیروی انسانی معاونت اسناد ملی به این موضوع توجه ویژه کرده و اعلام نمودهایم که یکی دو سال آینده در خصوص جذب نیروی انسانی بسیار حساس و تعیینکننده است.
شما فقط از اسناد دولتی نگهداری میکنید؟
اسنادی که در اختیار ماست فقط اسناد دولتی نیست. اسناد خانوادگی و خاندانی هم وجود دارد. بخش بزرگی از اسناد مربوط به دورههایی مانند صفویه، افشاریه و قاجاریه توسط خاندانها و افراد به سازمان اهدا شده یا توسط سازمان خریداری شده است. خیلی مهم است که دولت روی این موضوع سرمایهگذاری کند تا از خروج این اسناد جلوگیری شود. برای مثال اگر ما سال گذشته برای خرید اسناد امینالسلطان اتابک اعظم(صدراعظم چندین پادشاه قاجار) اقدام نمیکردیم، احتمال داشت این اسناد از کشور خارج شود. اجازه دهید از طریق این رسانه اعلام میکنم که سازمان اسناد و کتابخانه ملی آمادگی دریافت این نوع اسناد را دارد؛ چه به صورت اهدا، چه نگهداری امانی، یا در حد توان خریداری. البته توان مالی ما در برابر حجم اسنادی که در خارج از سازمان وجود دارد بسیار محدود است.
نکته مهم این است که این سازمان در واقع آرشیو ملی ایرانیان و آرشیو تمدن ایران است. اسناد نشان میدهند که در گذشته چه کارهای مهمی انجام دادهایم. همانطور که به بناهای تاریخی مانند تخت جمشید، طاق بستان یا مساجد تاریخی با معماریهای فاخر افتخار میکنیم، باید به اسناد نیز افتخار کنیم، زیرا دانش ملت ایران و تاریخ در آنها ثبت شده است و مردم باید اینجا را خانه خودشان بدانند. این اسناد متعلق به همه ایرانیان است. ما در اینجا نگاه سیاسی نداریم و وظیفه ما پاسداشت این میراث و انتقال آن به آیندگان است.
بنابراین اگر کسی اسنادی در اختیار دارد، میتواند آنها را به سازمان بیاورد. ما آنها را نگهداری میکنیم و به نام خودشان ثبت میشود. حتی نام اهداکنندگان در کتاب اهداگران ثبت خواهد شد و در صورت امکان، سازمان میتواند اسناد را خریداری نیز کند.